Le secrétaire du CSE : quel est son rôle et ses missions ?

Le comité social et économique (CSE) est composé de l’employeur et de membres élus titulaires et suppléants qui représentent les salariés. Une fois le CSE désigné par des élections, un bureau doit être composé. Il est formé d’un président (l’employeur), d’un trésorier et d’un secrétaire. Le secrétaire du CSE remplit d’abord un rôle administratif, mais il est aussi garant du bon fonctionnement du CSE.

Le secrétaire du CSE : une fonction d’abord administrative

Les fonctions du secrétaire du CSE sont avant tout administratives. Mais elles recouvrent des domaines très variés. Le plus souvent, ses missions sont définies dans le règlement intérieur du CSE.

Le secrétaire du CSE établit l’ordre du jour des réunions

L’une des principales missions du secrétaire du CSE est d’établir avec le président de cette instance qui est l’employeur l’ordre du jour de chaque réunion du CSE. Cette fonction requiert notamment une grande rigueur car elle consiste à lister précisément les sujets qui devront être abordés lors des réunions, car tous les sujets non prévus dans cet ordre du jour ne pourront pas être évoqués.

Le secrétaire du CSE doit envoyer l’ordre du jour à tous les élus du CSE au moins trois jours avant la date de la réunion afin qu’ils puissent préparer leurs éléments de discussion.

Avec cette mission, le secrétaire du CSE est le porte-parole des autres élus du CSE qui lui font remonter au préalable toutes leurs attentes et questions à évoquer.

Le secrétaire du CSE rédige les procès-verbaux des réunions

Le secrétaire du CSE a comme autre mission d’assister aux réunions du CSE et de prendre des notes pour ensuite rédiger le procès-verbal. Ce dernier doit mentionner le nom des participants, des absents conviés, la date, l’heure et le lieu de la réunion, l’ordre du jour, les questions abordées, les différents arguments des participants, les procédures de vote, les délibérations et les conclusions de la réunion. Le secrétaire du CSE doit également procéder au minutage des temps de parole des participants et le mentionner dans son compte-rendu.

Le secrétaire du CSE a ensuite 15 jours pour envoyer le procès-verbal de chaque réunion à l’employeur.

Le secrétaire est garant du bon fonctionnement du CSE

Le secrétaire du CSE est le membre du bureau de cette instance représentative du personnel qui veille tout particulièrement à son bon fonctionnement, notamment dans les plus grandes entreprises. C’est lui, en effet, qui gère les affaires courantes comme par exemple le suivi et l’exécution des délibérations prises en réunion du CSE.

Le secrétaire du CSE est également chargé de la conservation des archives de l’instance, de signer les contrats pour lesquels le CSE est mandaté, de transmettre aux élus du CSE tous les documents ou informations qu’il reçoit de l’employeur ou de toute autre personne concernant la vie de l’entreprise, ou encore il représente le CSE en tant que personnalité civile.

Le secrétaire est aussi le membre du CSE qui entretient des relations privilégiées avec l’employeur et la direction de l’entreprise. Dans ce sens, il est une interface primordiale pour les salariés et les membres élus du CSE. De la même manière, il est l’interlocuteur de nombreux organismes comme l’inspection du travail, la médecine du travail, etc.

Qui peut être secrétaire du CSE ?

Tout membre élu titulaire du CSE peut présenter sa candidature au poste de secrétaire. Ce dernier est désigné par les élus titulaires, en même temps que le trésorier. Le président (l’employeur), le secrétaire et le trésorier constituent le bureau du CSE. Le plus souvent, le bureau est désigné au cours de la première réunion du CSE qui suit les élections professionnelles de ses membres.

L’élection du secrétaire du CSE peut avoir lieu soit par un vote à main levée, soit par bulletins secrets. La majorité absolue est requise pour que le secrétaire soit élu.

Le secrétaire du CSE peut être épaulé dans ses missions par un secrétaire adjoint, ou même plusieurs adjoints. Mais la désignation de ce dernier poste n’est pas une obligation. Elle reste facultative mais s’avère souvent nécessaire en particulier dans les grandes entreprises compte tenu des missions très étendues et variées du secrétaire du CSE. Le secrétaire adjoint peut, lui, être désigné parmi les membres élus suppléants du CSE.

Quels sont les moyens attribués au secrétaire du CSE ?

En tant que membre élu titulaire du CSE, le secrétaire dispose d’heures de délégation. Même s’il ne s’agit pas d’une obligation légale, il peut bénéficier d’un quota d’heures de délégation supplémentaires dédiées à ses missions de secrétaire à condition que celles-ci soient mentionnées dans le protocole d’accord préélectoral, accord qui résulte d’une négociation avec l’employeur demandée par une ou plusieurs organisations syndicales de l’entreprise.