La BDES : explication, utilité, intérêt pour le CSE

La Base de données économiques et sociales (BDES) est un document essentiel et obligatoire qui concerne les entreprises d’au moins 50 salariés. Elle renferme, sous format papier ou numérique, de nombreuses informations qui touchent à l’entreprise (effectif salarié, rémunérations, conditions de travail, politique de l’égalité femmes-hommes, données financières et juridiques, perspectives d’évolution de l’activité, etc.). Autant d’informations très utiles à un CSE pour mener à bien ses missions.

Qu’est-ce que la Base de Données Economiques et Sociales ?

La Base de données économiques et sociales (BDES) est, comme son nom l’indique, une base de données, établie obligatoirement par une entreprise qui emploient au moins 50 salariés, qui mentionne les informations en lien avec ses orientations économiques et sociales. Elle peut prendre la forme d’un document papier ou d’un support informatique.

Dans les entreprises de moins de 300 salariés, la définition du fonctionnement de base de la BDES est acté par un accord d'entreprise majoritaire, c’est-à-dire un accord signé par un ou plusieurs syndicats représentant plus de 50 % des suffrages exprimés, au premier tour des dernières élections professionnelles, par les salariés en faveur des syndicats représentatifs dans l’entreprise.

En l’absence d’un tel accord ou de délégués syndicaux dans l’entreprise, la mise en place de la BDES découle d’un accord entre l'employeur et le comité social et économique (CSE) et doit obtenir la majorité des membres titulaires de cette instance représentative du personnel.

La BDES peut également être mise en place après un accord de branche, une conventions collective signée entre les représentants des entreprises et une ou plusieurs organisations syndicales représentatives au sein d’une branche professionnelle.

Selon la taille de l’entreprise, la BDES doit rassembler certaines informations obligatoires.

Les entreprises où la BDES doit être mise en place

La BDES doit obligatoirement être mise en place dans toutes les entreprises d’au moins 50 salariés. Concernant les entreprises qui sont composées de plusieurs établissements, l’effectif pris en compte est celui de l’ensemble de l’entreprise, et non celui de chaque établissement.

Dans le cas de différentes entreprises réunies dans un même groupe, la BDES est obligatoire pour chacune d’elles si elles emploient au moins 50 salariés, mais ce n’est pas une obligation d’en élaborer une au niveau du groupe.

En règle générale, c’est l’employeur qui conçoit la BDES de l’entreprise et qui doit la maintenir à jour. Il détermine ses conditions d’accès, de consultation, d'utilisation et d'actualisation. Si la BDES comporte des informations d’ordre confidentiel, l’employeur doit le stipuler et mentionner la durée de cette confidentialité. Cette mission peut être aussi définie par un accord d’entreprise.

Un employeur qui ne met pas en place une BDES, s’il en a l’obligation, est passible d’une amende de 7 500 euros pour délit d’entrave.

À quoi sert la BDES pour un CSE ?

Si elle est présente dans une entreprise, la BDES doit pouvoir être accessible en permanence au CSE ou aux représentants du personnel. Elle comporte en effet des informations précieuses pour que cette instance représentative du personnel puisse mener à bien et efficacement ses missions.

La BDES sert notamment de support pour préparer la consultation annuelle du CSE concernant les orientations stratégiques de l'entreprise, sa situation et son évolution économique et financière, la modification de son organisation juridique, son activité et ses conséquences sur l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, la formation professionnelle, l'organisation du travail, ou encore le recours à des contrats temporaires et à des stages, et sa politique sociale (conditions de travail, santé et sécurité, travailleurs handicapés, etc.).

D’autre part, la BDES rassemble des renseignements qui doivent être mentionnés obligatoirement et qui s’avèrent être très utiles pour un CSE pour défendre au mieux les intérêts des salariés, sa mission première. La BDES doit contenir les éléments obligatoires qui concernent l’année en cours de son activité, les 2 années précédentes, et les perspectives pour les 3 prochaines années.

Le type d’informations obligatoires que doit comporter la BDES varie selon l’effectif de l’entreprise. Si certaines manquent, le CSE a la possibilité de saisir le tribunal pour imposer à l’employeur de les transmettre.

Dans les entreprises de moins de 300 salariés, la BDES doit obligatoirement mentionner :

• les éléments concernant l’investissement social de l’entreprise tels que l’évolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté, celle des emplois par catégorie professionnelle, l’évolution de l'emploi des personnes handicapées et du nombre de stagiaires, les moyens mis en œuvre pour la formation professionnelle, ou encore des informations sur les conditions de travail ;
• les éléments concernant l’investissement matériel et immatériel de l’entreprise (évolution des actifs nets d'amortissement et des immobilisations éventuelles, les dépenses de recherche et de développement, les mesures pour améliorer les méthodes de production et leurs incidences sur les conditions de travail et l'emploi ;
• les éléments concernant l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes (analyse chiffrée par catégorie professionnelle en matière d'embauche, de formation, de promotion professionnelle, de rémunération et d'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle, écarts de salaire en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté, évolution des taux de promotion par métier, mesures prises pour assurer l'égalité professionnelle, etc.) ;
• les éléments concernant les fonds propres, l’endettement et les impôts de l’entreprise ;
• les éléments concernant les rémunérations des salariés et des dirigeants (évolution, épargne salariale, intéressements, participations) ;
• les éléments concernant la rémunération des financeurs (actionnaires et actionnariat salarié) ;
• les aides publiques, exonérations et réductions de cotisations sociales, réductions d'impôts, crédits d'impôts, mécénat, résultats financiers de l’entreprise ;
• les éléments concernant les partenariats avec d’autres entreprises ;
• les transferts de capitaux, les cessions, les fusions et acquisitions réalisées entre les entreprises d’un même groupe ;
• le montant de la contribution de l’entreprise au budget des activités sociales et culturelles du CSE.

Dans les entreprises de 300 salariés et plus, la BDES doit rassembler également toutes ces informations mais avec des spécificités pour certaines d’entre elles. Par exemple, elle doit mentionner l’évolution des effectifs mensuels par sexe et par qualification.

En revanche, elle rassemble aussi des éléments qui n’apparaissent pas dans la BDES des entreprises de moins de 300 salariés :

• concernant l’évolution des emplois par catégorie professionnelle (embauches, départs, promotions, mises au chômage, emploi des personnes handicapées, stagiaires, etc.) ;
• concernant les conditions de travail (durée, organisation du travail, dépenses d'amélioration des conditions de travail, médecine du travail, accidents du travail, maladies professionnelles).