Location de salles

En événementiel, le choix de l’endroit et sa réservation sont des points essentiels. Jalons prépondérants dans la préparation, il sont souvent plus complexes à effectuer qu’il n’y paraît. Avant de vous lancer bille en tête dans la recherche de salles pour votre événement CSE, prenez le temps de vous poser les bonnes questions.

Quelle est la capacité recherchée ?

C’est bien évidemment le premier point à soulever. Quelle est la taille réelle du lieu ? Combien de personnes peut-il accueillir ? Il y a bien souvent une limite légale. Adaptez le nombre de vos convives à l’endroit afin de ne pas vous retrouver entassés dans un lieu trop petit ou à l’inverse bien trop au large dans un endroit immense.

Le nombre de vos invités va avoir une incidence sur le type de salle que vous recherchez. Notamment le nombre d’assises, le matériel nécessaire… En ce qui concerne le matériel, certaines salles l’incluent dans leurs frais alors que d’autres demandent un supplément. Pensez à en parler à l’avance car cela peut faire varier votre budget final. Le mieux est de demander toutes les informations nécessaires.

Quel type de salle recherchez vous ?

• Un hôtel, idéal s’il vous faut loger tout le monde à proximité
• Un bar ou restaurant : ils peuvent être rétro, bohème, futuriste, underground ou proposer des rooftops, etc.
• Une salle de spectacle ou de concert : idéal si vous axez votre événement CSE autour de la musique
• Un lieu insolite : ce peut être un musée, un loft, une péniche, une yourte, etc.
• Une salle de réunion pour organiser des travaux en équipe, des mises en commun, des ateliers, etc.
• En plein air : pensez à un chapiteau ou à une structure éphémère, pourquoi pas gonflable ?

Quel environnement pour votre événement CSE ?

Quel est l’environnement de la salle briguée ? Est-elle facile d’accès ? À quelle distance de votre entreprise se situe-telle ? Peut-on stationner facilement à proximité ? Regardez l’éclairage, le calme. Le mieux étant encore de faire des repérage. Faites des tests. Si vous ne pouvez vous déplacer par avance ou si certains de vos collègues ne peuvent se rendre sur place, demandez des photos, des vidéos. La plupart des lieux en ont et sont toujours prêts à vous les adresser.

Pour conclure, dites-vous que la réservation de la salle, c’est souvent le premier pas dans l’organisation de votre événement CSE. C’est d’elle que va découler la date de l’événement et donc votre rétro-planning. Car il est très important d’anticiper !